Wku

Hvordan å arkivere Lotus Notes

Hvis du kjører tom for plass i din Lotus Notes e-post, men er ikke klar for å slette e-post, bør du vurdere å arkivere dem. Arkivere e-post betyr å kopiere meldinger til en annen plassering på datamaskinen. Lære å arkivere Lotus Notes til ledig plass på kontoen din mens du sparer de opprinnelige e-poster. Det hjelper også datamaskinen og programvaren kjøre på topp ytelse.

Trinn

Hvordan å arkivere Lotus Notes. Begrens post filstørrelse.
Hvordan å arkivere Lotus Notes. Begrens post filstørrelse.
  1. 1
    Begrens post filstørrelse. Hold mail filstørrelse mindre enn 500MB. (Noen organisasjoner kan kreve en strengere begrensning, for eksempel 200 MB.)
    • Sjekk din data størrelse ved å gå til Fil, database, Properties. I Lotus 8, gå til File, programmer, Properties.
    • Klikk på "i"-kategorien. Tallet etter "Disk Space" er hvor mye data du har på Lotus Notes.
  2. 2
    Lær organisasjonens forhåndsbestemte innstillinger. Hvis du bruker Lotus Notes for skole eller arbeid, kan det allerede være arkivbilder innstillingene. Dette hjelper organisasjoner kontrollere mengden av e-post per bruker, så vel som den generelle ytelsen til datamaskiner innenfor organisasjonen. Hvis arkivinnstillinger er allerede etablert, snakk med din tekniske systemer ansatte for å se om de kan endres.
  3. 3
    Bestem dine ønskede arkivinnstillinger. Du kan arkivere alle Lotus Notes e-post eller velge bestemte seg. Du må også bestemme hvor ofte du vil at Lotus Notes skal arkiveres.
    • Åpne den aktuelle (Mail).
    • Gå til Actions, Arkiv, Innstillinger.
    • Gå til Kriterier fanen og sjekk at "Standard for sist endret" er valgt.
    • Klikk "OK" for å lagre endringene.
    • Pass på at kriteriene er aktivert.
  4. 4
    Planlegg automatisk arkiver. Planlegge automatisk arkiver sikrer at du arkiverer regelmessig og konsekvent. Det sparer deg også tid.
    • Åpne den aktuelle (Mail).
    • Gå til Actions, Arkiv, Innstillinger.
    • Gå til kategorien Tidsplan. Kontroller at "Schedule arkivering" er valgt.
    • Velg riktig tidspunkt og dag du vil at maskinen skal arkivere filene dine.
  5. 5
    Manuelt arkiv Lotus Notes. Selv om du sette opp automatisk arkivering, kan du fortsatt arkivere manuelt når som helst.
    • Åpne den aktuelle (Mail).
    • Åpne posten eller mappen du vil arkivere.
    • Gå til Actions, Arkiv, Arkiv nå.
    • Klikk Ja for å arkivere i henhold til forhåndsbestemte innstillinger.
  6. 6
    Arkivet ved hjelp av dra og slipp-metoden. Dette er bare en annen måte å manuelt arkivere Lotus Notes.
    • Åpne den aktuelle (Mail).
    • Åpne posten eller mappen du vil arkivere.
    • Velg den aktuelle meldingen (e).
    • Dra meldingen (e) til ønsket arkiv nevnt i navigasjonsruten.
  7. 7
    Vis arkiverte meldinger. Selv om du har arkivert en e-post, kan du fortsatt trenger å få tilgang til det fra tid til annen. Din arkivfil vil etterligne de mappene du har satt opp i din Lotus Notes-kontoen. Alt vil forbli organisert slik du utformet det til.
    • Åpne den aktuelle (Mail).
    • Klikk Arkiver i navigasjonsruten.
    • Velg den aktuelle arkiv (dvs. Standard for Sist endret).

Tips

  • Sikkerhetskopiere viktige e-poster. Hvis du har viktige e-poster i Lotus Notes, må du kopiere disse til et annet sted, som en CD eller DVD. Dette gir deg en ekstra kopi i tilfelle noe skjer med serveren eller kopien som er lagret på din personlige datamaskin.
  • Slette gamle og unødvendige meldinger, spesielt hvis de inneholder vedlegg. Dette vil også bidra til å redusere filstørrelsen og hjelpe datamaskinens ytelse.